Voorbereiding baart kunst: 10 tips voor fijne ‘blended’ bijeenkomsten

 
Je hebt de techniek op orde, maar wat dan? In deze blog deelt Karlijn Schipper samen met collega’s minstens 10 tips voor het organiseren van leuke en effectieve blended bijeenkomsten in coronatijd, zonder ongezonde zenuwen. Want bij DRIFT staan we te springen om weer op een veilige manier aan de slag te gaan met co-creatie, educatie en andere ‘-aties’… op locatie! 
 
Een blended bijeenkomst is in theorie ‘best of both worlds’: de voordelen van op dezelfde plek zijn, voor iedereen die Zoom-moe is, zonder de nadelen voor sprekers of deelnemers die in quarantaine moeten of om (gezondheids)redenen liever vanuit huis meedoen. 
 
Het organiseren van blended, of hybride, bijeenkomsten waarbij een deel van de deelnemers online meedoen is niets nieuws. Al lang voor de COVID-19 pandemie, bood het uitkomst voor translocale duurzaamheidsgroepen die vanwege de klimaat- en ecologische crisis niet willen vliegen, maar wel samen willen komen (zoals ECOLISE). Nu bijeenkomsten mondjesmaat weer toenemen na de lockdown, zijn blended bijeenkomsten nog aantrekkelijk geworden. 
 
DRIFT werkt in toenemende mate translocaal. Onze interne sessies zijn blended omdat een deel van mijn collega’s buiten Nederland woont en we nu door corona meer vanuit huis werken. We werken ook in internationale projecten samen met collega’s uit verschillende andere landen. En organiseren in die context ook meer grootschalige evenementen die offline en online interactie met elkaar combineren.  
 
We zijn al jaren bezig met het organiseren van participatieve sessies en creatieve workshops rondom transitiethema’s met een divers palet aan deelnemers. Nu is dat steeds meer online. maar we kijken er ook ontzettend naar uit om blended, dus ook op locatie, aan fundamentele verandering te werken. En we vinden het ook gewoon leuk om nieuwe dingen gewoon uit te proberen: zoals de online Nederland-na-corona-borrels die we dit voorjaar hostten.
 

De derde #NederlandnaCorona-sessie (April 2020).
 
Alles begint met dat de techniek op orde is: een goede internetverbinding, een professioneel account van een videobel-app, een groot scherm, en goede microfoons en camera’s (hier lees je hoe we dat bij DRIFT doen). We worden regelmatig gevraagd om hierin te ondersteunen; zo vertelt mijn collega Roel van Raak: “We worden vaak gebeld door mensen die techniek van ons willen huren, terwijl we helemaal geen AV-bedrijf zijn. Als we dan even doorpraten, realiseren ze zich dan pas dat de techniek slechts het begin is. Het modereren van een goed proces met een online en offline groep tegelijk is een veel grotere uitdaging.”
 
Ook de RIVM-richtlijnen voor corona-proof bijeenkomsten vergen denkwerk en voorbereiding. Zo vertelt Marieke Verhagen, co-organisator van de Masterclass Transitiemanagement (MCTM): “Alle deelnemers op locatie in beeld krijgen is nog niet zo makkelijk in combinatie met anderhalve meter afstand, dus houd daar rekening mee. Enkele ‘semi-open’ kringen zorgt voor meer intimiteit dan een opgeblazen theateropstelling. Denk ook aan genoeg afstand zodat de facilitator veilig door de zaal kan lopen.”
 
Anderhalve meter afstand vereist ruime locaties, dus daarom kijk je ook weer anders naar geluid, zeker voor de mensen thuis. “Wij gebruiken aparte dasmicrofoons voor sprekers. En zo’n headsetje voor mij als facilitator. Plus een hengelmicrofoon. Het lijkt veel, maar als je het eenmaal gebruikt, wil je niet meer zonder!” aldus Marieke.
 

De laatste voorbereidingen voor een blended masterclass (September 2020)
 
Als je event dan remote ready is, hoe zorg je ervoor dat tijdens het event de deelnemers zowel online en offline gehoord, gezien en met elkaar verbonden voelen? Dat de bijeenkomst nuttig, plezierig en veilig is?

“Een evenement met 50 offline en 20 online deelnemers. Stressvol, ja, maar ook ontzettend leuk!”

Wat er allemaal komt kijken bij het organiseren van een blended evenement heb ik uit eerste hand ervaren tijdens het UrbanA project. In Rotterdam organiseerden we in november een 2-daagse conferentie over eerlijke en duurzame steden met meer dan 50 offline en 20 online deelnemers. Ja, dat was stressvol maar ook ontzettend leuk!
 

De Urban Arena in Rotterdam (November 2019); Foto van Jan van der Ploeg.
 
Zo’n blended event vraagt om andere sociale etiquette en een beetje extra geduld. Maar ook dat je met kleine, creatieve tweaks en gebruik van online tools ruimte schept voor betekenisvolle interactie tussen deelnemers. Hier heb ik 10 tips voor:
 
1 / Accepteer onzekerheid en wees flexibel. Ook al heb je tot in de puntjes voorbereid, het kan altijd anders lopen dan gepland. Verkouden sprekers, haperende internetverbindingen of exhibitionische huisdieren, het komt allemaal voorbij. Heb daarom een plan B, bijvoorbeeld door e-mailadressen of telefoonnummers van de deelnemers bij de hand te hebben zodat je iedereen snel op een andere manier kan bereiken. Vraag deelnemers aan het begin van de bijeenkomst om een flexibele houding op dit blended avontuur. 
 
2 / Schakel hulptroepen in. Het tegelijkertijd modereren van een online en offline gesprek vraagt om net iets anders. Breid daarom je team uit met de nodige expertise en verdeel de rollen goed. Naast de ‘sprekers’, is er ook altijd een ‘facilitator’ en meerdere ‘virtuele hosts’. 
 
De virtuele host is idealiter tech savvy, schakelt tussen de facilitator (of de spreker) en de online deelnemers. Ze communiceert met de online deelnemers (via de chat), zorgt ervoor dat het beeld en geluid op orde is en dat de vragen terecht komen bij de facilitor of spreker.
 
De facilitator zorgt voor het verdelen van de focus en aandacht tussen de online en offline deelnemers. Vaak worden de online deelnemers door de mensen die fysiek bij elkaar zijn vergeten. Een goede samenwerking tussen de virtual host en facilitator is cruciaal. Spreek daarom van te voren goed af hoe jullie elkaar aanvullen.
 
3 / Ga los met de gastenlijst. Een bijkomend voordeel van een blended bijeenkomst is dat je nu wel die spreker kan bellen die je anders nooit zou durven uitnodigen voor een praatje van 15 minuten. Je bent dus niet meer gebonden aan sprekers en deelnemers die zich geografisch in de buurt bevinden, wat allerlei nieuwe opties biedt voor het opzetten van je programma. Roel: “Ineens konden we in onze transitie-arena voor de Haven van Rotterdam wel internationale gasten een half uurtje in het Engels laten meedoen aan een Nederlandse bijeenkomst, terwijl we hiervoor niet iemand durfden te vragen om voor een half uurtje half Europa door te reizen!”. 
 
4 / Onbeperkte (workshop)vormen. Door de onzekerheid en risico’s rondom een blended event, kan het verleidelijk zijn jezelf te beperken tot plenaire presentaties en discussies. Maar: creatieve workshops, energizers, break-out sessies of meerdaagse conferenties zijn allemaal mogelijk. Maak juist creatief gebruik van de mogelijkheden van de online conferentietools. Serenades, polls, mini-yoga-sessies en bewegingsoefeningen, het komt je bijeenkomst ten goede. Zelfs de break-out groepen kunnen blended, als je maar voldoende laptops en online-meetings klaar hebt staan.
 
5 / Vergeet de wandelgangen niet. Vergeet ook niet de informele momenten. Koffiepauzes, lunches, en wandelingen kunnen blended vorm gegeven worden. Mijn tip is om deze momenten juist in te bouwen in je programma, want ze dragen bij aan het groepsgevoel en plezier. Zie ook tip 10 over de mobiele host.
 
6 / Bouw genoeg in- en uitlooptijd in. Bekend? Je wil weer beginnen met een meeting maar de deelnemers zijn onmogelijk weg te slaan bij het koffieautomaat, de helft moet nog even naar de wc, of de spreker is spoorloos. Online meetings zijn in dat opzicht efficiënter, maar bij blended events gaat dit dus net even anders en moet je het tempo van offline en online synchroon proberen te laten lopen. 
 
Zorg als facilitator dat jouw instructies naar de groep qua tijd helder zijn en stem goed af met de virtual host. Daarnaast is het altijd handig om wat extra inlooptijd in te bouwen zodat de online deelnemers tijd hebben om zich goed te installeren (‘hallo test test, horen jullie mij?’).
 
7 / Bespreek ‘hoe heurt het eigenlijk?’ 
Voor veel deelnemers en sprekers zullen blended bijeenkomsten nieuw zijn, dus is het aan het begin van je meeting mee te nemen aandacht te besteden aan de etiquette. Vaak delen wij voorafgaand een boekje met praktische informatie hoe de software werkt en wat fijne werkprincipes zijn (video aan, mute jezelf, wees volledig aanwezig etc). Ik maak zelf graag gebruik van deze geïllustreerde blog. Laat je deelnemers weten: Een blended meeting is niet hetzelfde als een volledige offline of online meeting. En gelukkig maar! 
 
8 / Begin met check-in, en eindig met een check-out. 
Formele types zullen dit als eerste willen schrappen (want ‘kost te veel tijd’ of ‘onnodig’), maar het belang van een goede check-in en check-out is niet te onderschatten! Een check-in is bedoeld om rustig ‘aan te komen’, en je gezien en gehoord te voelen, en draagt daarom bij aan de sfeer en dus de kwaliteit van de meeting. Het hoeft niet lang te duren en kan ook een goede ijsbreker zijn. Soms is de vraag ‘Hoe zit je er bij vandaag’ al voldoende zijn. Maar mijn persoonlijke favoriet is om mensen te vragen hun gemoed op papier te tekenen aan de hand van ‘hun weerbericht’ of ‘een dier’.Voor de check-out geldt hetzelfde. Je kan mensen zelfs vragen maar 1 woord te delen.
 
9 / Online deelnemers eerst. Een stelregel van blended meetings is dat de facilitator altijd eerst de online deelnemers tijdens een plenaire discussie om reacties vraagt. De virtuele host kan de online deelnemers aansporen om vragen tijdens een discussie alvast in de chat te stellen zodat de virtuele host hen het woord kan geven. De host kan ook al relevante vragen selecteren, of clusteren, en zo het juiste moment bepalen om de vragen te stellen.”Over to you captain!” 
 
10 / Zorg ervoor dat de online en offline deelnemers elkaar goed kunnen zien en horen. Dit klinkt als een open deur, maar slecht of afwezig beeld of geluid kan online deelnemers zich buitengesloten laten voelen. Bijvoorbeeld, grapjes die in de fysieke ruimte worden gemaakt vallen vaak weg, en dat geeft FOMO! 
 
Het maakt het ook makkelijker voor de facilitator om de energie in de groep in te schatten, iets wat tijdens een blended event extra lastig is omdat de lichaamstaal online lastig is in te schatten. Zorg dat de online deelnemers te zien zijn op een groot scherm in een centrale plek in de ruimte. 
 
Je kan de offline deelnemers ook vragen om online te connecten en de camera van hun laptop aan te zetten (zorg er dan wel voor dat je de audio niet verbindt – bindt – BINDT!) Je kunt zelfs meerdere ‘mobiele hosts’ aanwijzen: verschillende deelnemers die tijdens informele momenten of groepsdiscussies met hun mobiele telefoon verslagleggen vanuit verschillende hoeken of in close-up te streamen. 
 
Tot zover de tips. Bij DRIFT streven we altijd te leren door te doen. Dat geldt voor blended meetings wat mij betreft ook! Maar door in de ontwerpfase al goed na te denken over de bovenstaande tien tips neem je een hoop hoofdpijn weg en krijg je veel betrokkenheid terug. Deze lijst met tips is allesbehalve uitputtend, dus ben ik ben benieuwd: Wat is jouw tip? Deel hem op Twitter of elders met de hashtag #tipsvoorblended.
 
Misschien dat we dan over een aantal jaar zeggen ‘net zo goed een goede buur als een verre vriend’.
 
Met dank aan Flor Avelino, Sarah Rach, Giorgia Silvestri en Vaishali Joshi voor hun eerdere blogs en denkwerk over dit onderwerp.